幹事のやることリスト完全版

幹事の仕事は3フェーズで考えるとラク

全部を一度にやろうとすると混乱します。以下の3つのフェーズに分けて管理しましょう。

1. 準備：日程、会場、予算、景品、役割分担を固める期間
2. 当日：受付、進行管理、時間調整、現場対応の期間
3. 終了後：精算、お礼連絡、データの共有と改善の期間

このリストをブックマークして、一つずつ消し込んでいくのが成功のコツです。

準備フェーズのやることリスト

• 開催目的の確認（交流、お祝い、慰労など）
• 候補日を出し、日程を確定する
• 予算に合う会場の予約（下見ができるとベスト）
• 会費の決定と、キャンセル料の確認
• 参加者の確定（アンケートツールの活用が便利）
• 余興の内容決定と、必要なツール（ビンゴ、ルーレット等）の準備
• 景品の購入と番号振り
• 司会や撮影などのスタッフ分担

当日のやることリスト

• 会場へ30分前に入り、席配置やマイク等の機材を最終確認
• 受付の設置（名簿、お釣り、領収書の用意）
• 司会・役割担当者との簡単なミーティング
• 会費の回収と管理
• 全体の時間管理（料理の出具合を見ながら調整）
• 写真撮影（乾杯直後が最も綺麗に撮れます）
• 終了10分〜15分前の「締め」の合図

終了後のやることリスト

• 最終的な収支の報告と精算
• 会場での忘れ物チェック
• 参加者全員へのお礼メール・Slack等の連絡
• 写真や動画の共有
• やってみて良かった点、次回への課題のメモ

そのまま使える進行表テンプレート

一般的な2時間の宴会・イベントでの例です。

18:30 受付開始（会費徴収）
19:00 開会あいさつ・乾杯
19:10 歓談（料理を楽しむメインの時間）
19:40 余興・ゲーム開始（ビンゴやクイズなど）
20:15 景品抽選または記念撮影
20:25 締めのあいさつ・連絡事項
20:30 終了・撤収案内

余興に困ったら、宴会・飲み会ゲーム20選を参考にしてください。

幹事が失敗しやすいポイント

• 出欠確認の漏れ：お店への最終連絡ミスは損失に直結します。
• キャンセル料の案内不足：直前キャンセルの対応で揉めるのを防ぎます。
• 余興が長すぎる：歓談が好まれる会もあるため、バランスを大切に。
• 機材トラブル：当日に「音が出ない」とならないよう事前テストが必須です。
• 一人で抱え込む：幹事も会を楽しむために、仲間を頼りましょう。